ವಹಿವಾಟುಗಳ ದಾಖಲೆಗಳು ಪೂರ್ಣ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ಮೊದಲು ರೋಜು ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಾಗುವದರಿಂದ ರೋಜು ಪುಸ್ತಕವನ್ನು ದಾಖಲೆಗಳ ಮೂಲಪುಸ್ತಕ ಎನ್ನುತ್ತಾರೆ.
ರೋಜು ಪುಸ್ತಕದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಬಂದಪಟ್ಟ ಖಾತೆಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ
ಒಂದು ಅವಧಿಯ ನಂತರ ಅಥವಾ ಅವಶ್ಯವೆನಿಸಿದಾಗ ಖಾತೆಗಳ ಶಿಲ್ಕು ಕಂಡು ಹಿಡಿಯಲಾಗುತ್ತದೆ
ಶಿಲ್ಕು ಅಂದರೆ ಎರಡು ಕಡೆಗಳಿಗಿರುವ ವ್ಯತ್ಯಾಸ (ಎಲ್ಲ ಖಾತೆಗಳ ಜಮ ಮತ್ತು ಖರ್ಚುಗಳ ಶಿಲ್ಕುಗಳ ಮೊತ್ತಕ್ಕೆ ಸಮವಾಗಿರಬೇಕು )
ಈ ಶಿಲ್ಕುಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.ಇದನ್ನು ತಾಳೆಪಟ್ಟಿ ಎನ್ನುತ್ತೇವೆ
ತಾಳೆ ಪಟ್ಟಿಯ ತಯಾರಿಕೆಯ ನಂತರ ಅಖೈರು ಲೆಕ್ಕಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ
ಅಖೈರು ಲೆಕ್ಕಗಳು ಮೂರು ಭಾಗಗಳಾಗಿರುತ್ತವೆ
ಎ) ವ್ಯಾಪಾರ ಖಾತೆ
ಬ) ಲಾಭ ಮತ್ತು ನಷ್ಟದ ಖಾತೆ
(ಸಾಮನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಎರಡು ಲೆಕ್ಕಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟಿಗಟ ಬರೆಯುವದು ರೂಢಿಯಲ್ಲಿದೆ ) ಉದಾ : ...................ರವರ.........ಅವಧಿಯ ಅಂತ್ಯಕ್ಕೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಮತ್ತು ಲಾಭ ನಷ್ಟದ ಖಾತೆ
ಸಿ) ಆಸ್ತಿ ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಪಟ್ಟಿ :ಇಲ್ಲಿ ವ್ಯಾಪಾರದ ಎಲ್ಲ ಆಸ್ತಿಗಳು ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.(ಆಸ್ತಿ ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಅಡಾವೆ ಪತ್ರಿಕೆ ಎಂದೂ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ) ಈ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಾಬರಹ ವರ್ತುಲ ರೇಖಾ ಚಕ್ರ ಎನ್ನುತ್ತೇವೆ
ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ಉಪಯೋಗಗಳು ಅಥವಾ ಪ್ರಯೋಜನಗಳು
1) ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ದಾಖಲೆಗಳು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಗಳ ಜಮಾ ಖರ್ಚಿನ ಖಾಯಂ ದಾಖಲಾತಿಗಳಾಗಿವೆ.
2) ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ದಾಖಲೆಗಳು ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳ ಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತವೆ
3) ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಳಿಂದ ವರ್ಷದಿಂದ ವರ್ಷಕ್ಕೆ ವ್ಯಾಪಾರದ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಹೋಲಿಕೆ ಮಾಡುವದು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ
4) ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಳಿಂದ ವ್ಯಾಪಾರದ ಹಣಕಾಸಿನ ಸಾಮಥ್ರ್ಯ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ
5) ಲೆಕ್ಕಬರಹದಿಂದ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಯು ಇತರರಿಗೆ ಕೊಡಬೇಕಾದ ಹ
6) ನ ಎಷ್ಟೆಂಬುದನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಗೆ ಇತರರಿಂದ ಬರಬೇಕಾದ ಹಣ ಎಷ್ಟೆಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ
7) ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಳು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರುಜುವಾತು ಪಡಿಸುವ ಪ್ರಮಾಣ ಪತ್ರಗಳಾಗಿರುತ್ತವೆ .ಸರ್ಕಾಕ್ಕಾಗಲೀ ಅಥವಾ ಬೇರಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗಾಗಲಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಯ ಸ್ಥಾನ ಮಾನವನ್ನು ತಿಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕಾದ ಹಾಗೂ ಕಾನೂನಿಗೊಳಪಡುವಂತಹ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕ ಬರಹದ ದಾಖಲೆಗಳು ಅತ್ಯಾವಶ್ಯಕವಾಗಿರುತ್ತವೆ.
8) ಲೆಕ್ಕಬರಹ ದಾಖಲೆಗಳು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಯು ಮುಂದಿನ ವರ್ಷಗಳ ಯೋಜನೆಗಳಿಗೆ ಹಾಗೂ ನಿಧರ್ಾರಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳವ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ತುಂಬಾ ಪ್ರಯೋಜನಕಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತವೆ.
ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ವಿಧಗಳು
ಲೆಕ್ಕಬರಹದಲ್ಲಿ ಜಮ ಮತ್ತು ಖರ್ಚು ಮುಖ್ಯ ಪಾತ್ರವನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತದೆ.ಈ ಜಮ ಮತ್ತು ಖರ್ಚಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧ ಪಟ್ಟ ಲೆಕ್ಕ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆ ಮಾಡುವ ಕಲೆಯನ್ನು ಲೆಕ್ಕಬರಹ ನಿರ್ವಹಣೆ ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ.ಜಮ ಮತ್ತು ಖರ್ಚಿನ ಲೆಕ್ಕಗಳನ್ನು ದಾಖಲೆ ಮಾಡುವ ಪುಸ್ತಕಕ್ಕೆ ಖಾತೆ ಎನ್ನುತ್ತೇವೆ.
ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಎರಡು ವಿಧಗಳಿವೆ
1) ದ್ವಿ-ನಮೂದು ಪದ್ಧತಿ
2) ಏಕ ನಮೂದು ಪದ್ದಿ
ದ್ವಿ ನಮೂದು ಪದ್ಧತಿ : ಪ್ರತಿಯೊಂದುವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟು ಎರಡು ಅಂಶಗಳಿಂದ ಕೂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಒಂದು ಅಂಶ ಫಲಕೊಡುತ್ತದೆ,ಮತ್ತೊಂದು ಅಂಶ ಫಲ ಪಡೆಯುತ್ತದೆ.ಈಎರಡು ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಲೆಕ್ಕ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ .ಪ್ರತಿ ಅಂಶಕ್ಕೂ ಒಂದು ಲೆಕ್ಕ ಅಥವಾ ಖಾತೆಯು ಎರಡು ಕಡೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.ಹೀಗಾಗಿ ಒಂದು ಖಾತೆ ಫಲ ಪಡೆದರೆ ಮತ್ತೊಂದು ಖಾತೆ ಫಲ ಪಡೆದರೆ ಒಂದು ಖಾತೆ ಫಲ ಕೊಡುತ್ತದೆ,ಇವುಗಳನ್ನು ದಾಖಲೆ ಮಾಡುವಾಗ ಒಂದು ವಹಿವಾಟನ್ನು ಎರಡು ಖಾತೆಗಳಲ್ಲಿ ವಿರುದ್ಧ ಕಡೆಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆ ಮಾಡುತ್ತವೆ ಇದನ್ನು ದ್ವಿ ನಮೂದು ಪದ್ದತಿ ಎನ್ನುತ್ತೇವೆ.ಈ ಪದ್ದತಿಯು ನವೀನ ಹಾಗೂ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ರೀತಿಯ ಲೆಕ್ಕಬರಹದ ರೀತಿಯದ್ದಾಗಿದೆ.
ಉದಾ : ನಗದಿಗೆ ಸರಕು ಮಾರಿದ್ದು ,ಇಲ್ಲಿ ನಗದು ಖಾತೆ ಫಲ ಪಡೆಯುತ್ತದೆ.ಈ ಸರಕು ಮಾರಿದ ಖಾತೆ ಫಲ ಕೊಡುತ್ತದೆ ನಗದು ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ಕಡೆ ದಾಖಲು ಮಾಡಿದರೆ ಸರಕು ಮಾರಾಟ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ ವ್ಯತಿರಿಕ್ತ ಕಡೆ ದಾಖಲೆ ಮಾಡುತ್ತೇವೆ.ಫಲ ಪಡೆದ ಖಾತೆಯು ಖರ್ಚು ಕಡೆ ದಾಖಲಾದರೆ ಫಲ ಕೊಡುವ ಖಾತೆಯ ಜಮ ಕಡೆ ದಾಖಲು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ.
ಏಕನಮೂನು ಪದ್ದತಿ : ಕೆಲವು ವ್ಯಾಪರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ದ್ವಿ ನಮೂದು ಪದ್ದತಿಯನ್ನು ಪೂರ್ತಿಯಾಗಿ ಅನುಸರಿಸದೆ ವ್ಯಾಪಾರದ ವಹಿವಾಟುಗಳ ಒಂದು ಅಂಶ ಮಾತ್ರ ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಒಂದು ಲೆಕ್ಕ ಅಥವಾ ಖಾತೆಯ ಒಂದು ಕಡೆ ಮಾತ್ರ ದಾಖಲೆ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ .ಕೆಲವು ವಹಿವಾಟುಗಳನ್ನು ದಾಖಲೆ ಮಾಡುವದೇ ಇಲ್ಲ .ಕೆಲವು ವಹಿವಾಟುಗಳ ಎರಡು ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಎರಡು ಖಾತೆಗಲಲ್ಲಿ ದಾಖಲು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.ಈ ರೀತಿಯ ಲೆಕ್ಕ ದಾಖಲು ಪದ್ಧತಿಯನ್ನು ಏಕ-ನಮೂನು ಪದ್ಧತಿ ಎನ್ನುತ್ತೇವೆ.ಈ ಪದ್ಧತಿಯಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ವೇಳೆ ವಹಿವಾಟುಗಳ ಪೂರ್ಣ ಚಿತ್ರಣ ದೊರೆಯುವದಿಲ್ಲ ಆದುದರಿಂದ ಸಾಮನ್ಯವಾಗಿ ಎಲ್ಲ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಘಟನೆಗಳು ದ್ವಿ ನಮೂದು ಪದ್ದತಿಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟಿರುತ್ತಾರೆ.
ದ್ವಿ-ನಮೂದು ಪ್ರಕಾರ ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟಿರುವ ಅಥವಾ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಕ್ರಮ :
ದಿನವಹಿ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ನೆಡೆದಾಗ ಕಚ್ಚಾ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲು ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ
ಕಚ್ಚಾ ಪುಸ್ತಕದ ವಹಿವಾಟುಗಳನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಿ ಯಾವ ಖಾತೆಯ ಖರ್ಚಿನ ಕಡೆ ದಾಖಲಾಗಬೇಕು ಮತ್ತು ಯಾವ ಖಾತೆಯ ಕಡೆ ಜಮೆ ದಾಖಲಾಗಬೇಕೆಂದು ತಿಳಿದು ಈ ಕೆಳಗಿನ ನಮೂನೆಯ ರೋಜು ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.